Warum Veranstaltungssicherheit bereits bei der Planung beginnt
Am Veranstaltungstag lässt sich vieles nicht mehr grundlegend verändern. Sind Zugänge ungünstig angelegt, Verantwortlichkeiten ungeklärt oder wichtige Verkehrsflächen zugestellt, müssen Probleme unter Zeitdruck gelöst werden.
Deshalb sollte die Sicherheitsplanung nicht erst mit der Frage beginnen, wie viele Sicherheitsmitarbeiter benötigt werden. Zunächst muss geklärt werden, welche Rahmenbedingungen vorliegen und welche Risiken daraus entstehen.
Dazu gehören beispielsweise Art und Größe der Veranstaltung, erwartete Besucherzahlen, räumliche Gegebenheiten, Veranstaltungsdauer, Zielgruppe und besondere Programmpunkte. Auch Alkoholausschank, Abendveranstaltungen oder ein erfahrungsgemäß erhöhtes Konfliktpotenzial können die Planung beeinflussen.
Bei Veranstaltungen unter freiem Himmel kommen weitere Faktoren hinzu. Wetterentwicklungen können beispielsweise Auswirkungen auf Besucherströme, technische Einrichtungen oder die Fortführung einer Veranstaltung haben.
Die zentrale Frage lautet daher nicht: Wie viel Sicherheit brauchen wir? Sondern zunächst: Welche Situationen müssen wir beherrschen können?
Welche Risiken müssen Veranstalter berücksichtigen?
Eine kleine geschlossene Firmenveranstaltung stellt andere Anforderungen als ein öffentlich zugängliches Konzert mit mehreren Tausend Besuchern. Entsprechend unterschiedlich können auch die relevanten Risiken ausfallen.
Bei der Vorbereitung sollten unter anderem folgende Punkte betrachtet werden:
- Wie viele Besucher werden erwartet?
- Wie viele Ein- und Ausgänge stehen zur Verfügung?
- Wo können sich größere Personengruppen sammeln?
- Gibt es räumliche Engstellen?
- Welche Bereiche dürfen Besucher nicht betreten?
- Gibt es besondere Gefahren durch Technik, Aufbauten oder Fahrzeuge?
- Welche Konfliktsituationen sind realistisch?
- Wie können Einsatz- und Rettungskräfte das Gelände erreichen?
- Wer trifft Entscheidungen, wenn die Veranstaltung unterbrochen oder beendet werden muss?
Eine solche Betrachtung bedeutet nicht, jedes theoretisch denkbare Szenario möglichst dramatisch auszumalen. Sinnvoller ist es, realistische Gefahren zu identifizieren, ihre möglichen Auswirkungen einzuschätzen und dafür geeignete Abläufe festzulegen.
Genau dieser Grundsatz gilt auch außerhalb von Veranstaltungen: Wirksame Sicherheitsmaßnahmen beginnen mit einer Analyse und nicht mit einer vorgefertigten Lösung.
Einlass und Zugänge sinnvoll organisieren
Der Eingangsbereich gehört zu den Stellen einer Veranstaltung, an denen besonders viele Anforderungen zusammenkommen. Besucher wollen möglichst schnell hinein, Berechtigungen müssen geprüft werden und gleichzeitig dürfen sich keine unnötigen Rückstaus bilden.
Wie umfangreich Einlasskontrollen ausfallen müssen, hängt von der jeweiligen Veranstaltung ab. Möglich sind beispielsweise Ticket- oder Berechtigungskontrollen, die Steuerung unterschiedlicher Besuchergruppen oder – sofern vorgesehen und rechtlich zulässig – Kontrollen mitgeführter Gegenstände.
Entscheidend ist nicht nur die eigentliche Kontrolle. Auch die räumliche Organisation spielt eine Rolle. Wenn mehrere Besuchergruppen gleichzeitig ankommen, Warteschlangen Verkehrsflächen blockieren oder Ein- und Ausgangsbereiche miteinander kollidieren, kann bereits vor Veranstaltungsbeginn eine problematische Situation entstehen.
Ein gut organisierter Einlass berücksichtigt deshalb auch Fragen wie:
- Wo bilden sich Warteschlangen?
- Bleiben notwendige Verkehrs- und Rettungswege frei?
- Wie werden unterschiedliche Zugangsberechtigungen behandelt?
- Wie wird mit Personen ohne gültige Berechtigung umgegangen?
- Wer entscheidet bei unklaren Situationen?
Klare Abläufe sorgen hier nicht nur für mehr Sicherheit. Sie verbessern meist auch den ersten Eindruck, den Besucher von einer Veranstaltung bekommen.
Besucherströme und kritische Bereiche im Blick behalten
Viele Herausforderungen entstehen nicht durch einzelne Personen, sondern durch die Bewegung größerer Gruppen. Besonders Ein- und Ausgänge, schmale Durchgänge, Garderoben, gastronomische Bereiche, Bühnenzugänge oder stark frequentierte Programmpunkte können zeitweise deutlich stärker belastet werden als andere Bereiche.
Deshalb reicht es nicht aus, nur die Gesamtzahl der Besucher zu betrachten. Wichtig ist auch, wo sich Menschen zu welchem Zeitpunkt voraussichtlich aufhalten und bewegen.
Ein typisches Beispiel ist das Veranstaltungsende: Während sich Besucher zuvor über mehrere Stunden auf dem Gelände verteilt haben, möchte plötzlich ein großer Teil innerhalb kurzer Zeit dieselben Ausgänge nutzen.
Ähnliche Situationen können bei Pausen, einem besonders beliebten Programmpunkt oder der Öffnung einzelner Bereiche entstehen.
Eine gute Planung berücksichtigt solche vorhersehbaren Spitzen. Absperrungen, Wegeführung, Beschilderung und eingesetztes Personal sollten so aufeinander abgestimmt sein, dass Besucher möglichst eindeutig geleitet werden können.
Flucht- und Rettungswege müssen funktionieren
Flucht- und Rettungswege gehören zu den zentralen Punkten der Veranstaltungsplanung. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass entsprechende Wege und Ausgänge vorhanden sind. Sie müssen während der Veranstaltung auch tatsächlich nutzbar bleiben.
Temporäre Aufbauten, Verkaufsstände, Veranstaltungstechnik, Absperrungen oder abgestellte Gegenstände dürfen notwendige Wege nicht ungewollt beeinträchtigen. Auch Besucheransammlungen können Zugänge zeitweise erschweren.
Welche konkreten Anforderungen gelten, hängt unter anderem von Veranstaltungsort, Art und Größe der Veranstaltung sowie den jeweils einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben ab. Pauschale Aussagen nach dem Muster „ab einer bestimmten Besucherzahl gilt immer Maßnahme X“ greifen deshalb häufig zu kurz.
Für Veranstalter ist wichtig, relevante Anforderungen frühzeitig mit den zuständigen Stellen und beteiligten Fachleuten abzustimmen. Sicherheitsdienst, Veranstaltungsleitung und gegebenenfalls weitere Beteiligte müssen anschließend wissen, welche Bereiche freizuhalten sind und wie bei einem Zwischenfall gehandelt wird.
Klare Kommunikation für den Ernstfall
Selbst ein gutes Sicherheitskonzept verliert an Wirkung, wenn Informationen im entscheidenden Moment nicht dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Bei einer Veranstaltung sind häufig zahlreiche Beteiligte im Einsatz: Veranstalter, Sicherheitsdienst, technisches Personal, Gastronomie, Sanitätsdienst und – abhängig von Art und Umfang – weitere Stellen. Ohne definierte Kommunikationswege kann schon ein vergleichsweise kleiner Vorfall unnötige Unruhe verursachen.
Vor Veranstaltungsbeginn sollte deshalb geklärt sein:
- Wer ist für welche Bereiche verantwortlich?
- Wie werden Auffälligkeiten gemeldet?
- Wer koordiniert die Sicherheitskräfte?
- Wer ist auf Seiten des Veranstalters entscheidungsbefugt?
- Wie werden relevante Informationen an andere Beteiligte weitergegeben?
- Wie werden Besucher informiert, wenn dies erforderlich wird?
Besonders wichtig ist die letzte Frage. In einer ungewöhnlichen Situation benötigen Besucher verständliche und möglichst eindeutige Informationen. Widersprüchliche Anweisungen verschiedener Ansprechpartner können eine ohnehin schwierige Lage zusätzlich verschärfen.
Welche Aufgaben übernimmt ein Sicherheitsdienst?
Welche Aufgaben ein Sicherheitsdienst bei einer Veranstaltung übernimmt, wird durch den konkreten Auftrag und das Sicherheitskonzept bestimmt. Nicht jede Veranstaltung benötigt dieselben Leistungen.
Typische Einsatzbereiche können beispielsweise sein:
- Einlass- und Berechtigungskontrollen,
- Überwachung definierter Veranstaltungsbereiche,
- Schutz nicht öffentlich zugänglicher Bereiche,
- Unterstützung bei der Besucherlenkung,
- Kontrolle von Zu- und Ausgängen,
- frühzeitiges Erkennen von Konfliktsituationen,
- Umsetzung festgelegter Sicherheitsmaßnahmen sowie
- Kommunikation mit Veranstaltungsleitung und weiteren Beteiligten.
Dabei geht es keineswegs ausschließlich darum, bei Konflikten einzugreifen. Gute Sicherheitsarbeit zeigt sich häufig schon darin, problematische Situationen frühzeitig zu erkennen und durch Kommunikation, Präsenz oder organisatorische Maßnahmen zu entschärfen.
LENDex unterstützt Veranstalter mit Sicherheitsleistungen, die auf die jeweilige Veranstaltung und ihre Rahmenbedingungen abgestimmt werden.
Warum es kein Sicherheitskonzept von der Stange gibt
Bei der Sicherheitsplanung sind Checklisten hilfreich. Sie verhindern, dass wichtige Punkte übersehen werden. Eine Checkliste ersetzt jedoch keine Betrachtung der konkreten Veranstaltung.
Zweitausend Besucher in einer modernen Veranstaltungshalle können andere Anforderungen stellen als dieselbe Besucherzahl auf einem weitläufigen Außengelände. Ein öffentliches Stadtfest unterscheidet sich von einer Firmenveranstaltung, ein Konzert von einer Messe.
Deshalb sollte sich die Planung an den tatsächlichen Rahmenbedingungen orientieren. Dazu gehört auch, vorhandene Maßnahmen kritisch zu hinterfragen: Wo liegen die sensiblen Bereiche? Welche Situationen sind vorhersehbar? Welche Aufgaben können organisatorisch gelöst werden und wo ist personelle Unterstützung notwendig?
Ebenso wichtig ist eine klare Aufgabenverteilung. Ein Sicherheitsdienst kann definierte Aufgaben übernehmen und seine Erfahrung einbringen. Die Gesamtverantwortung für eine Veranstaltung lässt sich dadurch jedoch nicht einfach „abgeben“. Veranstalter und beteiligte Dienstleister müssen vielmehr wissen, wo ihre jeweiligen Zuständigkeiten beginnen und enden.
Je früher diese Abstimmung erfolgt, desto besser lassen sich Sicherheitsmaßnahmen in die eigentliche Veranstaltungsplanung integrieren – statt sie kurz vor Beginn zusätzlich aufsetzen zu müssen.
Fazit
Veranstaltungssicherheit beginnt lange bevor die ersten Besucher eintreffen. Wer Risiken, Zugänge, Besucherströme, Rettungswege und Verantwortlichkeiten frühzeitig betrachtet, schafft eine belastbare Grundlage für den Veranstaltungstag.
Professioneller Veranstaltungsschutz ist dabei kein starres Standardpaket. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus guter Vorbereitung, klaren Abläufen und Maßnahmen, die zur konkreten Veranstaltung passen.